ประกาศความเป็นส่วนตัว

1. ขอบเขตและบทบาท

ประกาศนี้อธิบายการเก็บ ใช้ และเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อคุณใช้เว็บไซต์ hrco.app และบริการ HRco ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA)

• ข้อมูลบัญชีผู้ใช้และผู้ติดต่อการขาย — HRco เป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล
• ข้อมูลพนักงานและเอกสาร HR ที่บริษัทลูกค้านำเข้า — โดยทั่วไปบริษัทลูกค้าเป็นผู้ควบคุมข้อมูล และ HRco เป็นผู้ประมวลผลข้อมูลตามคำสั่ง ทั้งนี้บทบาทจริงจะกำหนดในสัญญาและข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล (DPA) ตามข้อเท็จจริงของการให้บริการแต่ละราย

2. ข้อมูลที่เราเก็บ

• ข้อมูลบัญชี: ชื่อ อีเมล รหัสผ่าน (เก็บแบบเข้ารหัสทางเดียว) บทบาท และองค์กรที่เป็นสมาชิก
• ข้อมูลผู้ติดต่อ: ชื่อบริษัท ชื่อผู้ติดต่อ อีเมล เบอร์โทร และข้อความที่ส่งผ่านแบบฟอร์มติดต่อ
• ข้อมูลพนักงานขั้นต่ำที่ลูกค้านำเข้า: รหัสพนักงาน ชื่อ หน่วยงาน ตำแหน่ง หัวหน้างาน วันเริ่มงาน สถานะ และข้อมูลติดต่อที่จำเป็น — ระบบไม่บังคับเก็บเลขบัตรประชาชนหรือข้อมูลอ่อนไหว
• เอกสาร HR และข้อความในเคส HR Service Desk ที่ผู้ใช้อัปโหลดหรือพิมพ์
• ข้อมูลการใช้งาน: บันทึกการเข้าสู่ระบบ Audit log (IP เก็บแบบแฮช) และข้อมูลการใช้ AI เช่น ประเภทงาน จำนวน token และค่าใช้จ่าย โดยไม่เก็บเนื้อหาคำถาม

3. วัตถุประสงค์และฐานทางกฎหมาย

• ให้บริการตามสัญญา: สร้างบัญชี จัดการองค์กร จัดเก็บเอกสาร Workflow และเคส HR
• ความปลอดภัยและการป้องกันการใช้งานผิดวัตถุประสงค์: บันทึก Audit log และจำกัดการเข้าสู่ระบบที่ผิดพลาด
• ติดต่อกลับเรื่องบริการตามที่คุณขอผ่านแบบฟอร์ม (ฐานความยินยอมหรือขั้นตอนก่อนทำสัญญา)
• ปรับปรุงบริการจากข้อมูลการใช้งานแบบรวม โดยไม่ใช้เนื้อหาเอกสารหรือข้อความ HR

ฐานทางกฎหมายของแต่ละกิจกรรมจะได้รับการยืนยันในฉบับสมบูรณ์ร่วมกับที่ปรึกษากฎหมาย

4. การใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI)

• เมื่อผู้ใช้สั่งงานผู้ช่วย AI ระบบส่งเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อคำขอนั้นไปยังผู้ให้บริการโมเดล และตัดเลขบัตรประชาชน เบอร์โทร อีเมล และเลขบัญชีออกก่อนส่ง
• HRco ไม่ใช้ข้อมูลลูกค้าฝึกโมเดล และเลือกใช้บริการ API ที่ระบุในเงื่อนไขว่าไม่นำข้อมูลไปฝึกโมเดลโดยค่าเริ่มต้น (อยู่ระหว่างตรวจสอบเงื่อนไขล่าสุดของผู้ให้บริการ)
• AI ไม่ตัดสินใจเรื่องการจ้าง เลิกจ้าง ลงโทษ หรือสิทธิทางกฎหมายของพนักงาน ผลลัพธ์เป็นร่างที่มนุษย์ต้องตรวจทาน

5. ผู้ประมวลผลข้อมูลย่อยและสถานที่จัดเก็บ

6. ระยะเวลาเก็บรักษา

• ข้อมูลบัญชีและข้อมูลองค์กร: ตลอดระยะเวลาใช้บริการ และหลังยกเลิกตามระยะเวลาที่กำหนดในสัญญาก่อนลบ
• เอกสารที่ถูกลบ: ลบแบบ soft delete เพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ แล้วลบถาวรตามนโยบายการเก็บรักษา
• Audit log และบันทึกการใช้ AI: เก็บตามระยะเวลาที่จำเป็นต่อความปลอดภัยและการเรียกเก็บเงิน
• ข้อมูลในระบบสำรองจะถูกลบตามรอบการหมุนเวียนของระบบสำรอง
• ระยะเวลาที่แน่นอนของแต่ละประเภทจะระบุในฉบับสมบูรณ์

7. สิทธิของเจ้าของข้อมูล

คุณมีสิทธิขอเข้าถึง ขอสำเนา ขอแก้ไข ขอลบ ขอระงับการใช้ คัดค้านการประมวลผล ขอโอนย้ายข้อมูล และถอนความยินยอม รวมถึงร้องเรียนต่อสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

หากคุณเป็นพนักงานของบริษัทลูกค้า กรุณาติดต่อฝ่าย HR ของบริษัทคุณก่อน เนื่องจากบริษัทเป็นผู้ควบคุมข้อมูล ผู้ใช้งานที่เป็นเจ้าขององค์กรสามารถส่งคำขอผ่าน ตั้งค่า → ข้อมูลและความเป็นส่วนตัว ในระบบ หรือผ่าน หน้าติดต่อเรา

8. ความปลอดภัยของข้อมูล

• เข้ารหัสการรับส่งข้อมูลด้วย TLS และแยกข้อมูลแต่ละองค์กร ตรวจสิทธิ์ฝั่งเซิร์ฟเวอร์ทุกคำขอ
• ไฟล์เอกสารเป็นแบบ private ดาวน์โหลดผ่านระบบตรวจสิทธิ์เท่านั้น
• การเข้าถึงข้อมูลลูกค้าโดยทีมซัพพอร์ตต้องมีเหตุผล จำกัดเวลา และถูกบันทึกใน Audit log ของลูกค้า
• หากเกิดเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล เราจะประเมินและแจ้งตามที่กฎหมายกำหนด

9. ช่องทางติดต่อ

สอบถามเรื่องข้อมูลส่วนบุคคลได้ที่ แบบฟอร์มติดต่อ โดยระบุหัวข้อ “ข้อมูลส่วนบุคคล” รายละเอียดเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (DPO) จะเพิ่มในฉบับสมบูรณ์